Dans notre article précédent, nous vous proposions les trois clés de réussite de votre plan d’action :
1. Les tableaux de bord,
2. La feuille de route,
3. Et le plan de communication.
Mais ces trois clés ne seront jamais aussi bien comprises et acceptées par vos collaborateurs(-trices) que s’ils(elles) ont pris une part active dans la conception de votre plan d’action.
Un plan d’action est une réalisation collective
Pourtant, au moment de formaliser votre plan, votre premier élan est sans doute de vous isoler quelques heures, voire quelques jours, avec vos plus proches collaborateurs afin de phosphorer ensemble et d’en sortir avec une vision claire de ce que vous devez faire.
Mais à bien y regarder, qui doit avoir une vision vraiment claire de ce qu’il ou elle doit faire ? Qui doit le plus se sentir investi ? Vous, les autres membres de la direction… ou l’ensemble des équipes qui vont, sur le terrain, au jour le jour, mettre en œuvre ce plan d’actions ?
Soyons clair : le plan d’actions n’est pas là pour vous rassurer, vous, mais pour guider les missions à venir de vos équipes. C’est pourquoi il leur revient à elles de le concevoir.
Comment organiser la conception de votre plan ?
Allez-vous alors demander à chaque équipe de plancher dans son coin sur les parties du plan qui seront de sa responsabilité ? Ce serait le meilleur moyen d’entériner une réflexion en silos qui aurait pour effet d’opposer les équipes entre elles, chacune cherchant à tirer la couverture à elle…
Or, ce que vous voulez, outre une forte adhésion, c’est un alignement de toutes les énergies.
C’est pourquoi, à la réflexion isolée, vous devez préférer des ateliers thématiques composés de populations mixées.
À chaque atelier, vous assignez un objectif (par exemple, pour un plan d’actions portant sur la stratégie commerciale, identifier de nouveaux canaux de vente).
À la fin de ce premier tour, vous invitez les équipes à restituer leurs propositions aux autres groupes afin que toutes celles et ceux qui y ont travaillé puissent avoir une vision d’ensemble du plan. Enfin, vous leur demandez de hiérarchiser les actions.
Qui impliquer ?
Une telle organisation nécessite quatre niveaux d’implication :
1) Dans un premier temps, vos proches collaborateurs(-trices) identifient les futurs participants de ces ateliers (car il est rare qu’une entreprise puisse y inviter tout le monde).
2) Chaque personne choisie doit être briefée sur le diagnostic qui a présidé à cette réflexion, sur le rôle qu’elle va jouer et sur les attendus des ateliers.
3) Des animateurs/facilitateurs doivent être sélectionnés soit en interne, si vous disposez de telles compétences dans votre entreprise, soit en externe. Réunissez-les au moins une fois en amont et, le cas échéant, fournissez-leur un guide d’animation.
4) En fin d’atelier, des responsables doivent être nommés pour chaque décision prise.
Ce dernier point n’est pas à négliger : une idée n’est jamais pertinente en soi, elle n’est pertinente que si celui ou celle qui doit s’en emparer est convaincu de son intérêt !
Quel apport du comité de direction ?
La première mouture de votre plan d’actions est maintenant réalisée. C’est alors, et alors seulement, que vous pouvez y travailler avec vos proches collaborateurs, car il va s’agir :
De vérifier le bien-fondé de la hiérarchisation des actions (et de vous assurer qu’elles sont bien en ligne avec votre stratégie)
> D’évaluer et de sécuriser l’allocation des ressources
> D’établir la feuille de route associée
> De mettre sur pied le plan de communication (sans oublier de remercier les participants et de valoriser en interne ces sessions d’ateliers).
L’idée à ce stade n’est surtout pas de « détricoter » les propositions qui auront été adoubées par les équipes : même si certaines vous semblent moins convaincantes, laissez-vous l’opportunité d’être surpris !
Demandez également comment chaque département peut contribuer à son niveau à leur réussite : l’engagement de vos équipes est à ce prix.
